あふれ呼や放棄呼を減らすためのよくある取り組みの中に、保留時間の際にお客様に向かって流す保留音を工夫することで、お客様が待ちやすい状況を作るというものがあります。
予測待機時間を案内する。
オペレータにつながるのをあと何人が待っており、つながるまでにどのくらいの待ち時間が必要なのかをアナウンスするというのは一般的な方法です。
それによって、抱えている問題の重要度に対して、あと何分なら待とう、そんなに待つのなら、別の機会にしようとお客様が判断できます。
待たない方法へ誘導する
混まない時間をアナウンスする、または電話以外のコンタクト方法を案内する事により、別の時間帯へのコールや別のコンタクト方法へ誘導して、意図的に切断を促すという方法を取るのも一般的な方法です。
保留音を情報発信ツールに変える
待ち時間を退屈でないものにするというものがあります。例えば、待ち時間にお客様が興味を引く情報を流す事もありますし、コール目的に関連した人気のある人物の生の声でメッセージを流す(コンサートのチケットの予約など)というユニークな方法を取る事もあります。
しかし、聞いている途中でオペレータにつながって“しまい”、聞きたかった情報を最後まで聞けなかったという別の問題も発生しますので、統計にあわせた長さで再生時間を設定をする必要があります。